Для зберігання інформації (повідомлень, календарів, контактів і т.п.) Microsoft Outlook використовує спеціальні файли даних OST і PST. Однією з особливостей цих файлів є те, що за замовчуванням їх розмір обмежений. І сьогодні мова піде про те, для чого потрібні ці обмеження, на що впливають і як їх можна змінити.

Параметри реєстру

Параметри, що відповідають за максимальний розмір файлу даних, можна знайти в наступних розділах реєстру:

HKCU \ Software \ Microsoft \ Office \ xx.0 \ Outlook \ PST - налаштування користувача;
HKCU \ Software \ Policies \ Microsoft \ Office \ xx.0 \ Outlook \ PST - параметри політики;

Примітка. Замість xx вказуємо номер версії Outlook: 16 для Outlook 2016, 15 для Outlook 2013, 14 для Outlook 2010 12 для Outlook 2007 і 11 для Outlook 2003.

За обмеження файлу даних відповідають наступні параметри реєстру:

• MaxLargeFileSize - абсолютний максимальний розмір файлів PST і OST в форматі Unicode. Після досягнення цього розміру додаток Outlook забороняє збільшення файлу.
• WarnLargeFileSize - максимальна кількість даних в файлах PST і OST в форматі Unicode.Після досягнення цієї межі додавання даних в файли PST і OST неможливо, однак фізичний розмір файлів може збільшуватися через внутрішні процесів.
• MaxFileSize - абсолютний максимальний розмір файлів PST і OST в форматі ANSI.
• WarnFileSize - максимальну кількість даних в файлах PST і OST в форматі ANSI.

Обмеження за замовчуванням

Максимальний розмір файлу даних в форматі Unicode становить 20Гб для Outlook 2003 - 2007 і 50ГБ для Outlook 2010 і старше. Це обмеження, які Microsoft вважає оптимальними. Технічно обмеження становить 4194304ГБ (4096TБ або 4ПБ) і при необхідності значення за замовчуванням можна збільшити.

Що ж стосується файлів у форматі ANSI, то для них діє жорстке обмеження в 2 Гб. Це максимальний розмір файлу в даному форматі і перевищити його неможливо. Якщо параметру MaxFileSize привласнити значення, що перевищує 2 ГБ, то воно ігнорується, і щоб не допустити пошкодження файлу, як максимальне буде застосовано значення 2 ГБ.

Примітка. Шанс зіткнутися з форматом ANSI украй невеликий. Файли в форматі ANSI використовувалися в Outlook 2002 і раніших версіях, на даний момент все більш менш актуальні версії Outlook використовують Unicode. Але про всяк випадок, дізнатися формат файлу можна, відкривши його властивості. Робиться це через меню Файл - Параметри облікових записів - Файли даних.

Що станеться при досягненні обмежень

При досягненні файлом зазначених в системному реєстрі максимальних значень припиняється відправлення повідомлень, а при отриманні нових повідомлень Outlook буде всіляко намагатися звільнити для них місце за допомогою майстра очищення поштової скриньки.Також не вийде скопіювати або перемістити повідомлення всередині файлу, а при спробі буде видана помилка.

В Загалом працювати з поштою стане практично неможливо. І хоча дефолтні обмеження, на мій погляд, більш ніж надлишкові, іноді може виникнути необхідність їх змінити.Тому перейдемо до налаштування.

Налаштування

Для установки необхідно відкрити редактор реєстру, перейти в потрібний розділ, створити в ньому необхідні параметри і задати їм значення. Для прикладу задамо розмір MaxLargeFileSise в 200 ГБ, а значення WarnLargeFileSise вкажемо на 5% менше. Така різниця необхідна для того, щоб не перешкоджати внутрішнім процесам, з за яких розмір файлу може збільшуватися навіть без додавання до нього нових даних.

Примітка. З офіційної документації Microsoft можна зрозуміти, що для успішної настройки потрібно створити всі чотири параметри, причому в кожному з двох розділів. Насправді це не так, досить використовувати один (будь-який) розділ, а параметри як правило потрібні тільки для одного типу файлів.Так в нашому прикладі я створив параметри в розділі налаштувань користувача і тільки для файлів в форматі Unicode.

В виробничому середовищі управляти обмеженнями можна за допомогою групових політик. Правда для цього необхідно попередньо завантажити та встановити необхідні шаблони Group Policy Administrative Template files (ADMX/ADML).Шаблони можна знайти на сайті Microsoft, для кожної версії Office потрібен свій набір:

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030 - Office 2016.
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=35554 - Office 2013.
https://www.microsoft.com/en-us/download/ details.aspx? id = 18968 - Office 2010.

Після установки шаблонів треба створити нову політику і задати необхідні параметри.Знайти їх можна в розділі User Configuration \ Administrative Templates \ Microsoft Outlook xx \ Miscellaneous \ PST Settings, де xx означає вашу версію Outlook. Всього за настройку відповідають 4 параметра:

• Large PST: Absolute maximum size - абсолютний максимальний розмір файлу в форматі Unicode;
• Large PST: Size to disable adding new content - максимальна кількість даних у файлі в форматі Unicode;
• Legacy PST: Absolute maximum size - абсолютний максимальний розмір файлу в форматі ANSI;
• Legacy PST: Size to disable adding new content - максимальна кількість даних у файлі в форматі ANSI.

Для установки необхідно вибрати потрібний параметр, активувати його і задати потрібну установку.

Примітка. Зміни, вироблені з допомогою політик, відображаються в розділі реєстру HKCU \ Software \ Policies \ Microsoft \ Office \ xx.0 \ Outlook \ PST.

Висновок

На закінчення нагадаю, що дані обмеження придумані не просто так, оскільки збільшення файлу даних безпосередньо впливає на швидкість роботи Outlook.Особливо це стосується роботи Outlook в режимі кешування, коли поштовий ящик синхронізується з файлом OST. Ось деякі зауваження з приводу реальних обмежень:

• Якщо розмір файлу перевищує кілька гігабайт, то робота c Outlook стає некомфортною - збільшується час запуску, з'являються затримки при відкритті повідомлень і т.п. Оскільки швидкість роботи з файлом залежить від швидкості дискової підсистеми, то при наявності проблем з продуктивністю Outlook варто подумати про використання SSD-дисків;
• Якщо в окремій папці в поштовій скриньці є більше 100 000 об'єктів, то це негативно впливає на швидкість роботи Outlook.Тому варто не збирати повідомлення в папках, а вивантажувати їх в архів;
• Якщо в поштовій скриньці знаходиться більше 500 папок, це також негативно позначиться на продуктивності Outlook. З огляду на цей факт варто обмежувати себе в створенні нових папок без необхідності;
• Якщо ви підключили додаткові поштові скриньки до свого профілю, то їх вміст також потрапить в локальний OST-файл і буде впливати на продуктивність Outlook.

Все вищеописане стосується всіх сучасних версій Outlook, починаючи з 2010 року.